Automatización de facturas de proveedor
Las facturas llegan a tu email o a una carpeta, el sistema las lee, extrae los datos y los carga en tu software contable. Sin tecleo, sin errores, sin tener que estar encima.
Qué hace exactamente
No es un OCR cualquiera ni una plantilla rígida. Es un flujo entrenado para extraer lo que importa de tus facturas reales y dejarlo donde tiene que estar.
Recoge facturas de donde lleguen
Email, carpeta compartida, FTP o subida manual. Acepta PDF, imagen y formatos escaneados. Se queda con las que toca y descarta el resto.
Extrae los datos clave
Proveedor, NIF, fecha, número, base, IVA, total y líneas de detalle. Lo que tu software contable necesita para registrar el asiento.
Lo carga en tu contabilidad
Conecta con tu software (A3, Holded, Sage, Contasol, Quipu y similares) o exporta a hoja de cálculo si tu gestor trabaja así.
Cómo lo montamos
Proceso de 7 a 10 días laborables. Te involucramos al principio para entender tus facturas reales y al final para validar resultados.
Análisis de tus facturas
Nos pasas 20-30 facturas reales de proveedores habituales. Vemos formatos, volumen y casos raros.
Configuración del flujo
Montamos la recogida, la extracción de datos y la conexión con tu software contable o tu hoja.
Pruebas y ajuste
Probamos con tus facturas, afinamos campos que dan problemas y dejamos el sistema fino.
Entrega y formación
Lo dejamos funcionando, te enseñamos a revisar dudosas y entramos en cuota mensual de mantenimiento.
A quién le encaja
Negocios que reciben muchas facturas al mes y donde el tecleo manual ya está costando tiempo o dinero.
Despachos con muchos clientes y facturas que entran a diario
Cuando cada cliente trae su lote semanal y hay que cargarlo en A3 o Sage, la automatización ahorra horas por gestor. El gestor revisa y valida, no teclea.
Empresas con decenas de proveedores y compras recurrentes
Almacenes, distribuidoras, mayoristas. Facturas de muchos proveedores con formatos distintos llegando a contabilidad cada semana.
Restaurantes y hoteles con compra diaria de producto
Bebida, carne, pescado, verdura, limpieza. Facturas de albarán convertidas a entrada contable sin que nadie las pase a mano.
Constructoras y reformistas con facturas por obra
Materiales, subcontratas, alquileres de maquinaria. Volumen alto y necesidad de imputar por obra. La automatización deja el dato listo para clasificar.
Precio
El rango depende del volumen de facturas, número de formatos distintos y software contable de destino. Te damos cifra exacta tras el análisis inicial gratuito.
Setup inicial
- Análisis de tus facturas reales
- Configuración del flujo completo
- Conexión con tu software contable
- Pruebas y afinado con tus datos
- Formación de uso a tu equipo
- Entrega en 7-10 días laborables
Cuota mensual
- Mantenimiento del flujo activo
- Ajustes cuando un proveedor cambia formato
- Soporte por email y WhatsApp
- Hasta 300 facturas/mes incluidas
- Coste API y servicios incluidos
- Sin permanencia
Si tu volumen supera las 300 facturas/mes, ajustamos la cuota al alza con cifra cerrada y comunicada antes de empezar.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan antes de empezar. Si te queda alguna duda, escríbenos.
¿Qué precisión tiene la extracción de datos?
Tras el ajuste con tus facturas reales, los campos clave (NIF, total, fecha, número) suelen quedar por encima del 98%. Las líneas de detalle dependen del formato y son las que más afinamos en la fase de pruebas. Las facturas con campos dudosos se quedan en una bandeja de revisión humana, no se cargan a ciegas.
¿Funciona con facturas escaneadas o solo con PDF nativo?
Funciona con ambas. Con PDF nativo la extracción es más limpia y rápida. Con escaneadas o fotos de móvil aplicamos OCR previo y los resultados son buenos siempre que la imagen tenga calidad razonable. En la fase de análisis vemos el porcentaje de cada tipo que recibes.
¿Con qué software contable se integra?
Trabajamos habitualmente con A3, Holded, Sage, Contasol, Quipu, Anfix y Odoo. Si usas uno distinto y tiene API o permite importación por CSV, se puede integrar. Si no tiene forma de cargar datos automáticamente, exportamos a hoja de cálculo lista para subir manualmente, que sigue ahorrando la mayoría del trabajo.
¿Qué pasa cuando un proveedor cambia el formato de factura?
El sistema lo detecta porque empiezan a fallar campos. Lo arreglamos dentro de la cuota mensual, sin coste extra, normalmente en 24-48 horas. Por eso la cuota incluye mantenimiento activo y no es solo soporte reactivo.
¿Cuánto volumen de facturas necesito para que compense?
A partir de unas 50 facturas/mes empieza a tener sentido económico claro. Por debajo, el tiempo ahorrado no siempre compensa la cuota. Te lo decimos honestamente en el análisis inicial. Si vemos que no encaja, no te lo vendemos.
¿Dónde se almacenan mis facturas y datos?
El flujo procesa las facturas en el momento y las archiva en la carpeta o sistema que tú decidas (Google Drive, OneDrive, tu servidor). No guardamos copias en nuestros servidores. Los datos extraídos van directamente a tu software contable o a la hoja que uses.
¿Y si una factura es dudosa o el sistema no está seguro?
La pone en una bandeja de revisión y te avisa. Tu equipo la valida o corrige en un par de clics. Es el comportamiento honesto que defendemos: cuando el sistema no está seguro, lo dice. No inventa datos.
¿Cuánto se tarda en notar el ahorro de tiempo?
Desde el primer día de funcionamiento real. Tras los 7-10 días de montaje, el equipo deja de teclear facturas y pasa a revisar las dudosas. El ahorro típico va de 5 a 20 horas al mes según volumen y formatos.
¿Es necesario tener web hecha por IA4tuna para contratar este servicio?
Es un servicio adicional pensado para clientes con web hecha por nosotros, donde ya conocemos la estructura técnica y la operativa. Para automatización de facturas en concreto, al ser un proceso interno y no depender de tu web, podemos valorar casos puntuales sin web propia. Hablamos y vemos si encaja.
Pásanos 20 facturas y vemos si te encaja
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